Na, lost in Zettelwirtschaft? Viele Projekte und allerlei Kleinkram gleichzeitig zu bewältigen, aber keine Ahnung, wie das alles auf ein Post-it passen soll?

Kennen wir alle, auch wir hier in unserer Agentur. Doch mittlerweile haben wir angefangen, einen großen Teil unserer Excel-, Word- und To-do-Dokumentenflut in die digitale Welt zu überführen. Für Projektstände und Organisatorisches gibt es jetzt nicht mehr 19 verschiedene Tabellen, sondern ein Board auf Trello.

Was das ist? Eine durchdachte Projektmanagement Software. Ist kostenlos, kann viel und wird Euch im Folgenden vorgestellt.

Ein Board für alle Fälle

Und los geht’s: Nach einer kurzen Registrierung auf der Trello-Webseite oder der App kann jeder Nutzer eigene Arbeitsbereiche, sogenannte Boards, anlegen. Diese können vollkommen privat oder gemeinsam im Team genutzt werden. In unserer Agentur hat fast jeder ein privates Board für persönliche Aufgaben. Große Projekte bearbeiten wir gemeinsamen in einem Board, auf das jeder Zugriff hat und das von jedem Mitglied bearbeitet werden kann. Änderungen werden in Echtzeit synchronisiert und sind für jeden sofort sichtbar.

Boards lassen sich inhaltlich in Listen und Karten weiter aufteilen. Die Listen fungieren dabei als Kategorien, denen man beispielsweise Aufgaben zuordnen kann. Mit nur wenigen Klicks sind so eine Reihe von Listen erstellt, die bestenfalls alle anfallenden Bereiche abdecken. In unserem Fall nutzen wir Listen wie „Pressetexte“, „Redaktionsanfragen“, „Social Media“ oder „Termine“, mit deren Hilfe wir für jeden Kunden und jedes Projekt zentrale Aufgaben festhalten können.

Alles auf eine Karte setzen

Besonders vielseitig sind die einzelnen Karten, die man den Listen hinzufügen kann. Sie beschreiben bei uns die zu erledigenden Aufgaben. Karten können problemlos mit gedrückter Maustaste neu sortiert oder in andere Listen des Boards verschoben werden. Mit einem Klick auf die jeweilige Karte können diese inhaltlich mithilfe zahlreicher Funktionen weiter ausgestaltet werden.

Ein Beispiel: Ich lege in der Liste „Pressetexte“ die Karte „Pressetext XY“ an. Mit einem Klick auf die Karte wird diese geöffnet und ich bekomme weitere Optionen. So kann ich beispielsweise farbige Labels vergeben und eine detaillierte Beschreibung der Aufgabe eintragen. Im rechten Bereich kann ich Mitglieder im Board der Aufgabe hinzufügen, um Zuständigkeiten deutlich zu machen, Checklisten anlegen, Fristen festlegen oder Anhänge wie Word-Dokumente, Bilder oder Weblinks hochladen. Der Vorteil: Jedes Mitglied hat nun Zugriff auf den Anhang, sei es als Vorschau oder als Download auf dem eigenen Desktop. Unter „Aktionen“ lässt sich zudem die aufgerufene Karte in andere Boards verschieben oder kopieren und auch zukünftige Änderungen können abonniert werden. Doch ein Kritikpunkt bleibt: Dupliziert man eine Karte in ein anderes Board, werden Änderungen an der Karte nicht automatisch synchronisiert. So muss man letztlich in jedem Board die Karteninformationen aktualisieren.

Interaktion ist alles

Seine Stärken spielt Trello vor allem dann aus, wenn viele Mitglieder an einem Board arbeiten. Wir nutzen die Arbeitsbereiche sowohl im Agentur-Team als auch gemeinsam mit unseren Kunden. So gelingt der schnelle Austausch von Informationen und auch Brainstorming in der Gruppe ist problemlos möglich. Möchte ich dabei ein bestimmtes Mitglied innerhalb einer Karte ansprechen, genügt es, in der Kommentarfunktion die Person per @-Zeichen zu markieren.

Ob zur Organisation unserer Projekte, zum Austausch sowie der Abwicklung mit Kunden oder zum Abarbeiten der vielen kleinen Aufgaben eines Arbeitstages – Trello hilft dabei, Prozesse zu vereinfachen und die lästige Zettelwirtschaft zu beseitigen. So bleibt mehr Zeit, um die Post-its sinnvoll einzusetzen:

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